Wer eine Podiumsdiskussion, einen Kongress oder eine Summer School an der Humboldt-Universität organisieren möchte, muss seit dem 1. Januar 2018 eines beachten: Für die Vereinnahmung von Veranstaltungsmitteln (Teilnahmegebühren, Sponsoring) kann an der HU keine Buchungsstelle mehr eröffnet werden. Die Bewirtschaftung dieser Mittel läuft obligatorisch über die Humboldt Innovation (HI), da nur diese dazu berechtigt ist und über das dafür notwendige Treuhandkonto verfügt. Seit dem 1. September 2017 bietet die HU zusammen mit der HI diesen zentralen Veranstaltungsservice für Humboldtianer, „Humboldt Events“, an, der neben der Mittelbewirtschaftung auch Veranstaltungsbetreuung und -organisation im Programm hat. Ziel ist, dass der Service für die Forschenden verbessert und aus einer Hand angeboten wird, und  sich die HU als Standort exzellenter Wissenschaft auch über qualitativ hochwertige Veranstaltungen positionieren kann. Die zweijährige Pilotphase bietet die Möglichkeit, den Veranstaltungsservice der HI ausgiebig zu testen.

„Wir verbessern den Service für die Forschenden“

Was im Veranstaltungsservice neu ist und welche Rolle „Humboldt Events“ dabei spielt

Seit dem 1. September 2017 bietet die Humboldt-Universität ihren Mitgliedern einen zentralen Veranstaltungsservice, „Humboldt Events“, in Zusammenarbeit mit der Humboldt-Innovation (HI) an. Was das für die Organisation von Tagungen, Konferenzen, Summer Schools und anderen Veranstaltungen bedeutet, darüber sprach HUMBOLDT mit Dr. Grit Mühler, Projektleiterin Trennungs- und Vollkostenrechnung, Volker Hofmann, Geschäftsführer der HI, und Marcel Faska, HU-Projektkoordinator von „Humboldt Events“. 

Herr Faska, wie viele Veranstaltungen finden jährlich an der HU statt, wie viele davon werden von Mitgliedern der Universität veranstaltet?

Marcel Faska: Allein im Hauptgebäude und den umliegenden Gebäuden hatten wir im Jahr 2016 über 1.800 Raumbuchungen. Wie viele davon zu welcher Art von Veranstaltung geführt haben, wird momentan jedoch nicht erfasst. Mit dem zentralen Veranstaltungsservice bauen wir hier eine einheitliche und aussagekräftige Datenerfassung auf, die für weitere Auswertungen genutzt werden kann. Bereits in der Konzeptentwicklung wurde deutlich, dass wesentliche Zahlen, beispielsweise zu Anzahl und Art der Veranstaltungen oder zu den dafür verausgabten Mitteln, fehlen.

Veranstaltende müssen die Dienste der HI in Anspruch nehmen, wenn Teilnahmegebühren und Sponsoring vereinnahmt oder Ausgaben über 10.000 Euro veranschlagt werden. Welche Vorteile verspricht sich die Universität an dieser Stelle?

Grit Mühler: Veranstaltungen mit Mitteleinahmen und solche mit großen Ausgabepositionen sind relativ komplex und auch risikoreich – finanziell aber auch rechtlich, beispielsweise, weil Veranstaltende nicht nur richtig kalkulieren, sondern auch noch die anfallenden Steuern entrichten sowie die Vergabeprozesse einhalten müssen. Wir verbessern den Service für die Forschenden, weil wir die gesamte administrative Abwicklung von Anfang bis Ende und aus einer Hand anbieten. 

Die HI berät hinsichtlich Haushalts-, Steuer- und Beihilferecht und verwaltet unter anderem die Einnahmen. Wer hat das eigentlich bislang für Veranstaltungen gemacht?

Grit Mühler: Damit waren bisher viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der dezentralen und zentralen Verwaltung beschäftigt. Für die Forschenden war es oft schwer, herauszufinden, was von wem gemacht wird und wo die eigene Veranstaltung gerade steht.

Volker Hofmann: Manche Forschende haben dafür ein erfahrenes Sekretariat, das einen guten Draht zu den Abteilungen in den Fakultäten und der zentralen Universitätsverwaltung hat und alle Fäden in der Hand hält. Andernfalls haben sie es selbst gemacht und sich dann – bei großen Veranstaltungen zum Teil mehrere Wochen – exklusiv um die Organisation der Veranstaltung gekümmert. Viele treibt die damit übernommene Verantwortung und die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner für einzelne Aufgaben in schlaflose Nächte. Genau das wollen wir ändern.

Wichtig ist mir aber auch zu betonen, dass der wesentliche Mehrwert nicht (nur) in der Beratung zu Fragen der Kalkulation oder des Beihilferechts liegt, sondern vor allem in der Veranstaltungsorganisation. Gewerke wie Catering, Technik, Reinigung, Veranstaltungswebsite, Dolmetscher, Speaker-Betreuung, Teilnehmendentransport oder Einladungsmanagement müssen effizient gesteuert werden. Auch hierbei ist die gesammelte Erfahrung eines zentralen Veranstaltungsmanagements von großer Bedeutung.

Die Technik und Reinigung für eine Veranstaltung kommt dann also nicht mehr von der HU, sondern von außen?

Marcel Faska: Die Reinigung für Veranstaltungen erfolgt durch denselben Dienstleister wie die Grundreinigung an der HU. Oft ist hier aber eine zusätzliche Reinigung notwendig, bei manchen Gebäuden sogar vorgeschrieben. Die Buchung und Beratung, welche Reinigung nötig ist, erfolgt dann über die HI. Diese kümmert sich auch um Absprachen bezüglich der Veranstaltungstechnik. Der Fokus der HU-eigenen Techniker liegt auf der Betreuung von Lehrveranstaltungen. Veranstaltungen die einen anderen Charakter haben, werden durch einen hauskundigen Techniker betreut, der über die HI gebucht wird. Dadurch kann auch die Betreuung außerhalb der üblichen Arbeitszeiten sichergestellt werden. Je nach Aufwand und Umfang der Veranstaltung können weitere externe Dienstleister hinzugezogen werden. Grundsätzlich können für Veranstaltungs-Serviceleistungen auch Angebote außerhalb der HI eingeholt werden.

Muss man ich jetzt bei jeder Raumbuchung über die HI gehen?

Marcel Faska: Nein. In der Regel buchen die HU-Mitglieder die Räume an den Campus Mitte, Nord und Adlershof über die jeweiligen Raumverantwortlichen. Lediglich für die Liegenschaften Spandauer Straße 1, Luisenstraße und Tieranatomisches Theater erfolgt die Raumbuchung über die HI, da die HU die HI bereits im September 2016 mit der Betreuung dieser Liegenschaften im Rahmen von Veranstaltungen beauftragt hat.

Was vielen sicherlich erst einmal nicht gefallen wird, ist der Overhead, den die HI für die Bewirtschaftung des Veranstaltungsgeldes erhebt. Wohin fließen diese Einnahmen?

Grit Mühler: Da sprechen Sie das Thema an, das quasi mit meinem Namen verbunden ist. Dabei ist es gar nicht der Fall, dass nur die HI einen Overhead für die Bewirtschaftung von Veranstaltungsgeldern erhebt. Den meisten ist gar nicht bewusst, dass die HU das selbst auch macht. Und zwar immer dann, wenn der Universität Mittel Dritter zufließen, also auch bei Einnahmen für wissenschaftliche Veranstaltungen. Bereits seit 2013 greift dann die Gemeinkostenpauschale der Humboldt-Universität von mindestens 20 Prozent. Das Servicezentrum Forschung erläutert das auch sehr transparent in der Drittmittelbroschüre. Die HI liegt hier zum Teil unter diesen Sätzen, so dass große Veranstaltungen – mit Einnahmen von 10.000 Euro oder mehr – sogar profitieren dürften.

Volker Hofmann: Ich finde es außerdem wichtig zu ergänzen, dass bei allen zusätzlichen Drittmitteln immer Aufwand bei den bestehenden Strukturen entsteht. Irgendwer muss beispielsweise die Verträge ausarbeiten und abschließen, die Personalstellen einrichten, die Konten eröffnen, die Gehälter zahlen oder den Rechnungseingang und -ausgang prüfen. Alle Kolleginnen und Kollegen, die genau das jeden Tag tun, müssen in einem Büro sitzen, Büromaterialien, einen Tisch und Stuhl erhalten. Genau dafür fällt unter anderem der Overhead an, unabhängig davon, um welches Drittmittelprojekt es sich handelt. Erhebt die Universität keinen Overhead, muss der Aufwand aus der Substanz der HU genommen werden, und das kann auf Dauer nicht gutgehen.

Das Projekt wird eine zweijährige Pilotphase durchlaufen, welche Ziele möchten HI und HU in dieser Zeit erreichen? 

Marcel Faska: Auf Seiten der HU müssen wir noch einige Verbesserungen bei den Rahmenbedingungen erreichen, sowohl für die HI als auch für unsere eigenen Kolleginnen und Kollegen. Wir möchten beispielsweise die Raumbuchung vereinfachen oder allgemeine Geschäftsbedingungen entwickeln, auch die Kommunikation des Projektes in die Uni hinein muss laufen, damit möglichst viele am Ende der zwei Jahre den Service ausprobiert haben und sagen: Das ist ein super Service, der uns entlastet und die Qualität hebt. Bitte macht weiter damit!

Volker Hofmann: Die HI möchte einen zentralen Veranstaltungsservice für die Humboldtianer, aber auch für externe Partner der HU anbieten, der eine wesentliche Verbesserung zum Status quo darstellt. Das kann nur zusammen mit den Einheiten funktionieren, die bereits jetzt sehr gute Arbeit in den Einzelbereichen des Veranstaltungsmanagements leisten.

Veranstaltende können in bestimmten Situationen während der Testphase eine Co-Finanzierung durch die HU erhalten, unter anderem wenn das Sponsoring nicht ausreicht. Dann übernimmt der Vizepräsident für Haushalt, Personal und Technik 50 Prozent der Kosten. Warum wird an dieser Stelle subventioniert?  

Marcel Faska: Weil wir ganz klar erreichen möchten, dass die Humboldtianer den Service der HI in den kommenden beiden Jahren ausprobieren und die Chance nutzen, die HU nach außen über qualitativ hochwertige, wissenschaftliche Veranstaltungen sichtbar zu machen. Gleichzeitig möchten wir fördern, dass administratives und wissenschaftliches Personal von Aufgaben der Veranstaltungsabwicklung entlastet wird. Da dies Geld kostet, setzen wir hier den Anreiz der Finanzierung zu gleichen Teilen aus Mitteln der Professur und zentralen Mitteln.

Was ist zu beachten, wenn Mitglieder oder Bereiche der Universität beispielsweise Partnerinnen und Partner einer Veranstaltung sind, die an der HU stattfindet? Muss die HI eingeschaltet werden?

Grit Mühler: Was die Veranstaltungen mit Partnern allgemein angeht: Hier ist es wichtig zu wissen, dass wir bereits seit einiger Zeit sehr stringent klären, welcher Partner in solchen Fällen der Veranstalter ist. Dann ist klar, ob wir als Humboldt-Universität selbst veranstalten oder der Partner die Rechte und Pflichten des Veranstalters übernimmt. Das vereinfacht alle nachfolgenden Aufgaben erheblich. Die Vermietung an Externe läuft dabei grundsätzlich über die HI, die Betreuung der Veranstaltung ist aber freigestellt.

Was müssen Studierende beachten, die eine Veranstaltung organisieren möchten, bei der Geld vereinnahmt wird?

Marcel Faska: Der erste Ansprechpartner für Veranstaltungen von Studierenden ist immer der RefRat. Die Studierenden melden die Veranstaltungen an und diese werden – wenn sie dem gesetzlichen Auftrag entsprechen – vom RefRat genehmigt, durch ihn veranstaltet und versichert und über ihn werden auch die Räume reserviert. Bei Veranstaltungen, für die Studierende Gelder vereinnahmen, entscheidet der RefRat nach Prüfung der Kalkulation, ob er für diese die Veranstalterrolle übernimmt. Ist aus Sicht des RefRats die notwendige Finanzkraft zur eigenständigen Durchführung vorhanden oder ein externer Partner mit finanzieller Unterstützung eingebunden, ist zwischen HU und RefRat die reguläre Vermietung vereinbart.

Das Interview führte Ljiljana Nikolic

Das Interview ist in der HUMBOLDT vom 11. Januar 2018 erschienen.

Weitere Informationen:

Veranstaltungen

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten

Eventservice Humboldt Innovation

Marcel Faska ist Ansprechpartner bei allen Fragen rund um das Projekt. Der Projektmanager arbeitet im Team Trennungsrechnung bei Dr. Grit Mühler und bildet die Schnittstelle zur Humboldt-Innovation. Kontakt: marcel.faska@hu-berlin.de oder 2093-12520.